Compte tenu de la popularité de cette activité et de la capacité d’accueil, les membres qui désirent participer doivent se préinscrire à l’aide d’un formulaire prévu à cet effet.  S’il y a plus de participants préinscrits que de places disponibles, un tirage au sort déterminera lesquels seront invités par courriel  à s’inscrire définitivement et à acquitter le coût du repas de l’activité dans les délais prévus.

La disponibilité du formulaire de préinscription et la date limite de celle-ci seront annoncées par courriel à l’ensemble des membres quelques semaines avant la date de l’activité.  L’inscription définitive et l’acquittement du coût du repas (non remboursable à moins de trouver un remplaçant) se feront par la suite sur invitation, tel que décrit au paragraphe précédent.